10 starke Tipps für Ihre nächste Tagung

Endlich ankommen

Ihr Unternehmen führt eine Tagung durch und Sie sind verantwortlich für die Planung? Dann haben wir 10 starke Tipps, mit denen Sie Ihre Kollegen erfreuen und Ihre Chefs begeistern.

Langeweile

1. Suchen Sie einen Ort, an dem Sie sich um nichts kümmern müssen.

Wer eine Tagung organisiert und leitet, steht oft auf verlorenem Posten. Einen geeigneten Ort zu finden, ist oft nicht leicht. Ist der Raum groß genug, gibt es überhaupt Parkplätze für alle? Woher kommt die Verpflegung und wie weit ist es bis zum Hotel, wenn die Veranstaltung über mehrere Tage geht? Wer kümmert sich um die Technik, ist ein Pausensnack enthalten, und wie soll das alles koordiniert werden?

 

Unser Tipp: suchen Sie sich von Anfang an einen Ort, der alles miteinander vereint und an dem Sie sich um nichts kümmern müssen.

Ideal ist ein Tagungshotel mit ausreichend Business-Zimmern, das gleichzeitig kleine wie große Gruppen verpflegen kann und sich auf das Tagungsgeschäft spezialisiert hat. So können Sie sicher sein, dass Sie keine bösen Überraschungen erleben, und Sie haben für alle Ihre Fragen einen Ansprechpartner. Bei besonders gut ausgestatteten Häusern sind Parkplätze, E-Ladesäulen und schnelles Wlan ohne komplizierte Anmeldung inklusive.

 

Tagungshotel Bärenstein, Raum Hermannshöhen

All inclusive - Tagungspauschalen

Tagungen bis 100 Personen, klimatisierter Tagungsbereich, 73 Zimmer, Verpflegung vom Frühstück bis zum Dinner im Restaurant, modernste Tagungstechnik, Schwimmbad, Sauna, Fitness, Massage, Events. Im besten Tagungshotel in Lippe.

2. Buchen Sie eine externe Tagungsleitung.

Die meisten Firmen bleiben lieber unter sich. Das gilt auch für Tagungen. Aus dem Team wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter engagiert, um die Tagung zu leiten. Da muss man weniger erklären, die Zusammenhänge sind bekannt, die Personen und die Probleme auch, also ist das alles effektiv machbar und bleibt im Rahmen.

Nur bringt es so nicht viel. Zumindest weniger, als den einen kleinen Schritt zu machen, eine externe Tagungsleitung zu buchen.

Und die hat viele Vorteile. Externe Experten sind gleich doppelt vorteilhaft. Erstens sind sie extern, also nicht betriebsblind. Und zweitens sind sie Experten, also Profis im Bereich der Tagungsleitung. Beides hilft  nicht nur der Tagung an sich, sondern auch dem Unternehmen.

Externe Tagungsleitungen zu finden, ist gar nicht so schwer. Es gibt verschiedene Online-Portale für Business-Moderatorinnen und Moderatoren, auch eine entsprechende Suche auf Xing oder LinkedIn bringt viele Ergebnisse.

3. Gehen Sie an einen Ort im Grünen.

Gute Tagungen bewegen den Geist, bessere auch den Körper. Wer den ganzen Tag im Tagungsraum sitzt, wird dessen irgendwann müde, auch wenn die Präsentationen noch so spannend sind – und das wäre noch ein ganz eigenes Thema.

Wer dazu noch aus dem hoffentlich vorhandenen Fenster des Tagungsraumes auf die nackte Hauswand des nächsten Innenstadthauses blickt, ist zurecht betrübt.

Suchen Sie stattdessen ein Haus im Grünen. Mit ausreichend Fläche drumherum. Vielleicht sogar inmitten herrlicher Natur. Gut erreichbar, aber doch ruhig.

Ein solcher Tagungsort lädt ein, auch kleine Pausen draußen zu verbringen, oder sogar größere Pausen draußen einzuplanen. Bewegung und frische Luft wirken Wunder.

Teutoburger Wald
Teutoburger Wald rund ums Waldhotel Bärenstein

4. Teambuilding: fordern Sie heraus.

Tagungen, Konferenzen und Seminare haben ein Thema. Aber vor allem haben sie ein Team, eine Gruppe, seien es Kollegen oder Menschen, die sich gerade erst kennengelernt haben.

Tagungen verlaufen zwischenmenschlich oft zögerlich. Ändern Sie das. Indem Sie ein Teamevent einbauen. Ob Kletterpark, Bogenschießen, Lagerfeuerromantik oder ein kompletter Teamtag mit allem drum und dran. Ein gutes Tagungshotel kann Ihnen hier weiterhelfen.

Achten Sie darauf, ob Tagungshotels oder Seminarhäuser ein Rahmenprogramm anbieten, dass Ihnen Abwechslung bietet und Ihre Tagung einzigartig macht.

 

 

5. Sorgen Sie für einen ganz persönlichen Mehrwert.

Viele Tagungsteilnehmer erzählen, dass sie während einer Tagung wie abgeschnitten von sich selbst sind. Es geht nur um das Thema, um das Unternehmen, aber nicht um sie selbst.

Dabei ist eine Tagung, dieses konzentrierte Beisammensein, ein idealer Ort und Zeitpunkt, in einen persönlichen Mehrwert Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu investieren.

Bauen Sie einen solchen Mehrwert ein, zum Beispiel, indem Sie mit einer externen Person eine Yogastunde anbieten. In der Mittagspause zum Beispiel, oder abends. Eine solche Investition zahlt sich auch für das Unternehmen aus. 

Tagungshotel Bärenstein, Raum Hermannshöhen

Ihre Tagung als Event

Das Waldhotel Bärenstein bietet Ihnen verschiedene Zusatzmodule, die Sie zu Ihrer Tagung buchen können. Ein Teamevent, Yoga im weltberühmten Yoga Vidya, eine Farb- und Stilberatung, ein Business-Fotoshooting, Massage und Kosmetik.

6. Erleben Sie das wahre Leben.

Tagungen sind abstrakt. Sie haben den Hang, theoretisch zu bleiben. Wir haben schon verschiedene Strategien vorgestellt, um das zu ändern, aber es bleibt doch zumeist eine interne Angelegenheit.

Ändern Sie das, indem Sie den Tagungsort einmal verlassen. Suchen Sie sich einen Betrieb vor Ort, den Sie besuchen können.

 

Sie können sich sicher sein: die allermeisten, wenn nicht sogar alle Betriebe, freuen sich, wenn sie für einen Besuch angefragt werden.

Der Austausch innerhalb der Branche – oder branchenübergreifend – ist wichtig und inspirierend. Und wer weiß: vielleicht ergibt sich aus dem einen Besuch ja mehr. Eine Geschäftsbeziehung oder eine Partnerschaft.

Teutoburger Wald

7. Laden Sie die Familien ein.

Arbeit und Freizeit sollte man trennen! Ja, das stimmt. Das gilt auch für eine Tagung. Aber ein Tagungshotel im Grünen führt doch zu einem anderen Tipp.

Legen Sie die Tagung so, dass sie an einem Freitag endet. Und dann laden Sie die Familien der Tagungsteilnehmenden ein, nachzureisen. Zu einem Wochenende im Hotel.

Ob daraus ein gemeinsames Erleben wird oder die Familien ihre eigenen Wege gehen, ist zweitrangig. In erster Linie geht es um das Zeichen, dass Ihnen die Work-Life-Balance der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtig ist.

8. Teilen Sie die Verantwortung auf.

Lastet alle Verantwortung für die Tagungsorganisation auf Ihren Schultern? Gut, wenn Sie zumindest einen Tagungsort gefunden haben, der Ihnen viel Arbeit abnimmt.

Und das können andere auch während der Tagung. Teilen Sie die Verantwortung auf. In Ihrem Unternehmen gibt es viele unterschiedliche Talente, die auf diese Weise gefördert werden.

Geben Sie Verantwortung ab und zeigen Sie damit, dass Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern – und fordern. Gemeinsam schaffen Sie soundso mehr. 

Tagungshotel Bärenstein, Raum Hermannshöhen

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9. Bauen Sie ein Genuß-Element ein.

Wer viel denkt, bekommt Appetit. Und wer zu lange verzichten muss, verliert die Lust. So oder ähnlich könnte man ein Fazit vieler Tagungen beschreiben.

Das muss natürlich nicht so sein. Überlegen Sie doch einmal, ein Genuß-Element einzubauen. Laden Sie zum Beispiel einen Sommelier ein, der Ihnen abends den Wein nahebringt. Oder wie wäre es mit einem Brot- oder Wassersommelier? Sie werden staunen, mit welcher Begeisterung die Teilnehmenden an die Tagungstische zurückkehren.

Gute Tagungshotels können Ihnen Tipps und Adressen geben, damit Sie das gewisse Extra für Ihre Tagung dazuholen können.

 

 

10. Überraschen Sie die Teilnehmenden.

Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu einer Tagung einlädt, investiert in sie und in das Unternehmen. Und doch geht im Rahmen einer oft eng getakteten Tagung so manche zwischenmenschliche Regung verloren.

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden Ihre Wertschätzung und überraschen Sie die Teilnehmenden. Wenn sie soundso zu einer geschäftlichen Tagung versammelt sind, eignete sich zum Beispiel ein Business-Fotoshooting ganz hervorragend. Nicht zuletzt zeigen Sie damit, dass Sie in die Anwesenden investieren und mit ihnen in die Zukunft planen.

Oder Sie laden die Teilnehmenden zu einem besonderen Event ein. Das kann auch einmal die halbtägige Barista-Schulung in der ortsansässigen Kaffeerösterei sein. Die Tagungsteilnehmenden gehen mit vielen besonderen Eindrücken nach Hause.

Fazit: Think outside the box

Eine Tagung ist mehr als nur eine Tagung, wenn Sie den Mut und die Kreativität haben, daraus ein besonderes Event zu machen. Am wichtigsten ist es, dafür einen geeigneten Partner zu finden, der Sie mit geballter Expertise unterstützt. Ein professionelles Tagungshotel ist dafür am besten geeignet. Und wenn Sie dann einige – oder alle – unserer Tipps umsetzen, werden es Ihnen Ihre Mitarbeitenden danken. Garantiert.

 

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